Datenschutzerklärung

Wir, die OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH (Oktan) nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die vorliegende Datenschutzerklärung erstreckt sich auf die Nutzung unseres Kundenportals über PC, Smartphones, Tablets und alle weiteren internetfähigen mobilen Endgeräte.

Die digitalen Angebote können Links zu anderen Websites dritter Dienstanbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht bezieht.

  1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH
vertreten durch Geschäftsführer Thomas Wersig
Alsterarkaden 27
20354 Hamburg
info@oktan.de.


Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte unter der vorgenannten Postadresse, mit dem Zusatz „Datenschutz" oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@oktan.de an.

  1. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

  • Kundenportal

Wir betreiben das Online-Portal https://opal.oktan24.de (nachfolgend “Portal” genannt), Unser Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen zu ihren Handelsaktivitäten und Bestellungen bei Oktan sowie Preisen und Angeboten von Oktan abzurufen, sowie dort Bestellungen zu tätigen.

Für den Zugang zum Portal ist die Eingabe von Daten erforderlich. Für die Registrierung eines Accounts („Kunden-Admin-Account“) für Unternehmenskunden („Kunde“) ist die Angabe von Daten nötig, die es uns ermöglichen festzustellen, ob eine Berechtigung der anmeldenden Person zur Registrierung des Kunden besteht und ob die angegebene Firma bereits als Kunde registriert ist. Für die Registrierung eines Accounts („Kunden-Nutzer-Account“) für Mitarbeiter*innen eines Kunden („Nutzer“) ist die Angabe von Name und E-Mail-Adresse des entsprechenden Nutzers über den Kunden-Admin-Account erforderlich. Der Nutzer erhält an die angegebene E-Mail-Adresse einen individuellen Anmelde-Link, über den er sich unter Festlegung eines Passworts registrieren kann.

Die Daten in dem Portal können unter Verwendung Ihres Benutzernamens und Passwort eingesehen werden. Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort für das Kundenportal vergessen haben, finden Sie auf der Log-in-Seite den Link „Passwort vergessen“. Sie können unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ein neues Passwort eingeben.

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung des Portals nur verarbeitet, um Ihnen das Portal und die damit verbundenen Leistungen anbieten zu können.

Sie haben die Möglichkeit in Ihrem Profil weitere personenbezogene Daten über sich einzutragen und auch eine Bilddatei als Nutzerfoto hochzuladen. Das hochgeladene Foto ist dann im Chat für die weiteren Chat-Teilnehmer sichtbar.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

  • Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die vertraglichen Verhältnisse der Bestellungen über unser Online-Portal abzuwickeln sowie, um bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können. Die Erhebung der Daten erfolgt dabei insbesondere zum Abschluss bzw. zur Durchführung eines Vertrages. Dabei verarbeiten wir die im Profil angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Namens- und Kontaktdaten, von Ansprechpartner*innen des Unternehmens zum Zwecke der Durchführung des Vertragsverhältnisses.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

  • Datenverarbeitung zur Kommunikation über die Chat-Funktion

In unserem Portal bieten wir Ihnen eine Chat-Funktion, mit der Sie mit uns elektronisch kommunizieren können, insbesondere um Rückfragen zu Bestellungen, Produkten oder Preisen zu klären, aber auch um Bestellungen direkt zu tätigen. Sie können die Chat-Funktion auch nutzen um mit anderen Nutzern aus Ihrem Unternehmen zu kommunizieren. Wir speichern Chatverlauf, IP-Adresse zum Zeitpunkt des Chats und Herkunftsland. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und dienen ausschließlich dazu, den Bestellprozess nachzuvollziehen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

  • Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können, um die Nutzung unseres Portals anonymisiert statistisch auszuwerten, zur Werbung für andere Produkte von uns oder unserer Kooperationspartner.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Qualität unserer Dienstleistungen und Produkte zu kontrollieren, um den gleichbleibend hohen Standard zu erhalten und den Standard zu verbessern. Es ist unser Ziel, für unsere Kunden eine bedarfsgerechte Produktgestaltung und Weiterentwicklung unserer Services zu gewährleisten. Ferner haben wir ein wirtschaftliches und rechtliches Interesse an der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie an der Nutzung von Daten im Rahmen rechtlicher Auseinandersetzungen.

  • Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Über Ihre Profileinstellungen haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie Benachrichtigungen in Ihrem Browser – sog. Desktop-Notifications – von Oktan über aktuelle Preise, Produktverfügbarkeiten oder sonstige Ladestelleninformationen oder über die Chat-Funktion erhalten möchten. Durch die Aktivierung erteilen Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Werbezwecke. Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, etwa indem Sie die Notifications in Ihren Profileinstellungen deaktivieren. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Darüber hinaus nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für Produktempfehlungen, wenn Sie bereits etwas bei uns bestellt haben. Diese Produktempfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Wir wollen Ihnen auf diese Weise Informationen über Produkte aus unserem Angebot zukommen lassen, die Sie auf Grundlage Ihrer letzten Einkäufe bei uns interessieren könnten. Dabei richten wir uns streng nach den gesetzlichen Vorgaben. Sofern Sie keine Produktempfehlungen oder insgesamt keine werblichen Nachrichten mehr von uns erhalten wollen, können Sie dem jederzeit widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus. Grundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser Interesse ist wirtschaftlich und liegt in der Bewerbung und dem Verkauf unserer Produkte und Dienstleistungen.

  • Bonitätsprüfung

Wir räumen unseren Kunden die Möglichkeit ein, Dienst- und Kaufleistungen unter Inanspruchnahme unsicherer Zahlungsarten (z. B. Rechnungskauf) zu erwerben. Unternehmen, die ihren Kunden unsichere Zahlungsarten einräumen, haben ein berechtigtes Interesse daran, sich so gut wie möglich vor dem Entstehen von Zahlungsausfällen zu schützen. Dies geschieht unter anderem dadurch, dass vor der Einräumung der Möglichkeit der Inanspruchnahme unsicherer Zahlungsarten die Bonität des jeweiligen Kunden geprüft wird. Im Rahmen dieser Prüfung sind wir berechtigt, Bonitätsinformationen bei einer externen Auskunftei einzuholen.

Wir arbeiten mit Auskunfteien, insbesondere der Atradius Kreditversicherung, Niederlassung der Atradius Crédito y Caución S.A. de Seguros y Reaseguros, Opladener Straße 14, 50679 Köln, zusammen, von der wir die dazu benötigten Daten erhalten. Zu diesem Zweck übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an die Auskunftei. Die Informationen gem. Art. 14 der EU- Datenschutz-Grundverordnung zu der bei Atradius stattfindenden Datenverarbeitung finden Sie hier: https://atradius.de/datenschutz.html

Wir können im Rahmen der Bonitätsprüfung mittels des Einsatzes eines automatisierten Prozesses entscheiden, ob sie einen Auftrag des Kunden ablehnt. So kann z. B. bei der Übermittlung einer negativen Bonitätsauskunft durch eine Auskunftei automatisiert eine Ablehnung des gewünschten Auftrags erfolgen. Dies erfolgt insbesondere dann, wenn die Auskunft auf eine nicht ausreichende Bonität des Kunden zur Erfüllung seiner Zahlungsverpflichtungen schließen lassen. Sie können uns gegenüber das Recht geltend machen, dass eine manuelle Überprüfung der automatisierten Entscheidung vorgenommen wird.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Bonitätsprüfung erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben grundsätzlich ein berechtigtes Interesse an der Vornahme einer Bonitätsprüfung bei der Auswahl einer unsicheren Zahlungsart durch Kunden.

  • Nutzung von Daten zu Zwecken der Betrugsprävention

Die von Ihnen im Rahmen einer Bestellung angegebenen Daten können durch uns genutzt werden, um zu überprüfen, ob ein atypischer Bestellvorgang vorliegt.

An der Vornahme einer solchen Überprüfung besteht unsererseits grundsätzlich ein berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

  1. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Vertrags- und Kommunikationsdaten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kommunikation oder zur Durchführung des Auftrags an die zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unseres Unternehmens weitergeleitet.

Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht. So erfolgt eine Datenweitergabe an Partnerunternehmen, welche zur Unterstützung der Vertragsabwicklung beauftragt worden sind, sofern es zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Versendung und Auslieferung von Produkten erforderlich ist.

Bei Kooperationen, bei denen wir lediglich eine vermittelnde Tätigkeit übernehmen, erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an den Kooperationspartner nur, soweit dies zum Zwecke des Vertragsschlusses und der Vertragsabwicklung für den Kooperationspartner erforderlich ist. Sowohl der Kooperationspartner als auch wir werden im Rahmen der Kooperation zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des jeweiligen Vertrages fort.

Grundlage hierfür ist erneut Art. 6 Abs. 1 S. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

An Dritte, die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (sog. Verantwortliche, vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO), wie Post- und Zustelldienste, Hausbank, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer oder Behörden geben wir personenbezogene Daten im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit und Erforderlichkeit weiter.

Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung eingehalten. Dienstleister die uns bei der Erbringung unserer Leistung Ihnen gegenüber unterstützen sind Vertriebs- und Marketingpartner, Software (SaaS)-Anbieter, IT-Dienstleister, insbes. Dienstleister für Soft- und Hardware-Wartung, Hosting-Provider und E-Mail-Dienstprovider.

  1. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn vollen Jahren. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

  1. Datensicherheit

Ihre persönlichen Daten werden bei uns sicher durch Verschlüsselung übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Des Weiteren sichern wir unsere Webseiten und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.

  1. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).